Hoe kan je eenvoudig besparen op printkosten

By 11 september 2020Besparend Printen

Vele kleine en grote ondernemingen realiseren zich niet dat ze door hun printinfrastructuur efficiënt te beheren en te zorgen voor duidelijke richtlijnen ivm printen hun IT-budget onder controle gehouden kan worden en zelfs mooie besparingen kunnen gerealiseerd worden. 

Daarom hebben wij even de tijd genomen om hier iets dieper op in te gaan zodat je kan zien dat zelfs met kleine inspanningen al besparingen en een lagere impact op het milieu kunnen bekomen worden.

Leaf Printers printerkosten besparen

7 Manieren om te besparen op printkosten

Je zal snel marken dat je met onderstaande tips echt een verschil kan maken.

Verander je mindset

Heb je echt een papieren kopie van die e-mail of dat document nodig? Het verminderen van het aantal onnodige afdrukken kan een positief effect hebben op de totale kosten.

Moedig je medewerkers aan om zich af te vragen of ze hun document ook daadwerkelijk moeten afdrukken.

Voeg een “groene boodschap” toe aan jee-mailhandtekening

“Denk aan het milieu voordat u deze e-mail print.”

Het toevoegen van een groen “denk eerst” -bericht aan het einde van je e-mails en het verzoek aan ontvangers om alleen af te drukken als dat nodig is, is een geweldige manier om milieuvriendelijk te zijn en mensen bewust te maken van onnodig afdrukken.

Bovendien is het ook een constante reminder voor je medewerkers!

Op deze site kan je eenvoudig en gratis een groene boodschap samenstellen.

Stel de juiste basisinstellingen in

Probeer eens terug te denken aan al de keren dat je op afdrukken hebt geklikt om een document in kleur af te drukken, terwijl je ervoor had kunnen kiezen om in zwart-wit af te drukken.

Wanneer je je printers en de user settings centraal configureert kan je de standaardinstellingen op zwart-wit en dubbelzijdig afdrukken instellen. Het verminderen van de hoeveelheid gebruikte kleurentoner en het halveren van papier kan een aanzienlijke besparing betekenen.

Tip: Wist je dat er zelfs bepaalde fonts/lettertypes zijn die tot 30% minder inkt nodig hebben.

Vervang verouderde printers

Verouderde en goedkope printers zijn lijken misschien handig, maar ze zorgen voor een enorme impact op je IT-budget.

Elk apparaat dat zeven jaar oud (of ouder) is, moet regelmatig worden gerepareerd en veroorzaakt meer problemen dan het waard is. Omdat oude printers niet langer onder de garantie vallen, is het repareren ervan duurder en lastiger grotendeels doordat vervangonderdelen moeilijker te vinden zijn omdat de modellen zijn uitgefaseerd.

Als je verouderde apparatuur vervangt door nieuwere, multifunctionele printers, investeert je in hardware die zichzelf terugverdient door de productiviteit en efficiëntie te verhogen.

Koop geen onnodige benodigdheden

Een slecht beheerde printeromgeving kan resulteren in een voorraad onnodige cartridges, toners en pakken papier met een extra kosten als resultaat.

Huur of lease een printer met totaalservice waardoor je nooit zelf moet zorgen voor toners en andere benodigdheden of vervangonderdelen.

Richt duidelijke workflows in

Het indienen van onkostendeclaraties, vergoedingen en andere administratieve taken vereisen een goede documentworkflow. Zonder richtlijnen hebben medewerkers en administratief personeel de neiging om onnodig veel documenten af te drukken.

Automatiseer de documentgestuurde processen van uw bedrijf om overtollige afdruktaken die resulteren in stapels achtergelaten documenten te verminderen of te voorkomen. Deze afdrukken zijn niet alleen verkwistend, ze vormen ook een veiligheids- en privacyprobleem.

Het opzetten van processen die het papierverbruik verminderen, is de beste manier om geld te besparen. Het is misschien niet op elke afdeling mogelijk, maar degenen die hun werk kunnen doen zonder te printen, moeten door het management worden aangemoedigd om dit te doen. Het is zelfs de verantwoordelijkheid van het management om hier het voortouw te nemen en deze projecten op te starten.

Verminder IT-ondersteuningsvragen voor printproblemen

Frequent de IT-afdeling van je bedrijf moeten contacteren voor hulp bij problemen zoals papierstoringen, wifi-problemen met de printer en andere problemen zorgt niet alleen voor de frustratie van de IT-afdeling maar ook van je werknemers.

Je kan dit voorkomen door samen met je IT-afdeling de probleemgebieden te identificeren. Vervolgens kan je proactief werken aan oplossingen.
Door een groep experts je IT-omgeving te laten beheren, kan je de dagelijkse werkzaamheden efficiënter maken en kan je besparen op printerkosten.

Onze experts geven u graag best practices en tips over printoplossingen en documentbeheer.

Leaf Printers is printen zonder zorgen

Interesse om een nieuw Multifunctioneel Print Toestel te leasen om je kosten beter onder controle te houden en tegelijkertijd je productiviteit te verhogen, bekijk dan zeker hier eens ons aanbod of laat je gegevens hier achter om vandaag nog gecontacteerd te worden door één van onze medewerkers om te kijken waar Leaf Printers jullie kan ontzorgen.

Of Neem zelf contact op via +32 89/24 55 65 of via mail: info@leafprinters.be